a. Oneri comuni:

• Definizione delle voci di spesa e dei servizi del centro commerciale con richiesta ai potenziali fornitori e valutazione delle offerte.
• Definizione del budget previsionale degli oneri comuni e controllo di gestione.
• Impostazione, gestione e controllo dei fornitori del centro commerciale attraverso la definizione dei capitolati, la predisposizione dei contratti e delle procedure di controllo.
• Monitoraggio continuo dei costi sostenuti e degli scostamenti rispetto al budget previsionale.
• Predisposizione del budget consuntivo, presentazione del bilancio d'esercizio predisposto dal commercialista del Consorzio e calcolo del conguaglio.
• Impostazione e controllo della fatturazione.
• Controllo della puntualità dei pagamenti dei Consorziati.
• Solleciti telefonici, scritti e impostazione delle procedure di messa in mora e di eventuale contenzioso in collaborazione con l'avvocato del Consorzio.
• Reportistica periodica sull'andamento della gestione agli Organi del Consorzio (Consiglio Direttivo e Assemblea).
• Predisposizione del Regolamento del Centro Commerciale.

b. Pubblicità

• Definizione della strategia, del budget e del piano pubblicitario annuale con distinzione tra costi fissi e costi variabili (eventi).
• Briefing e gara d'appalto con agenzie di comunicazione ed animazione per la definizione e la scelta della pianificazione mezzi, degli eventi, delle decorazioni.
• Valutazione e confronto delle pianificazioni ricevute.
• Controllo delle prestazioni concordate.

c. Commerciale

• Controllo e verifica dell'impatto commerciale complessivo della galleria.
• Controllo del rispetto delle limitazioni imposte contrattualmente alle insegne della galleria.
• Controllo del rispetto del Regolamento del Centro Commerciale in materia di orari, invasione non autorizzata di spazi comuni, smaltimento rifiuti, ecc.
• Commercializzazione degli spazi comuni del Centro Commerciale da adibire a locazioni precarie.

d. Immobiliare

• Controllo e monitoraggio dello stato dell'immobile.
• Impostazione del servizio di manutenzione dell'immobile.
• Controllo del rispetto delle routine manutentive.
• Verifica dello stato complessivo della galleria (arredo urbano, bagni, illuminazione, impianti, ecc.) e della facciata (insegna).

e. Area locativa - servizi offerti:

• Impostazione, realizzazione (eventuale) e controllo della fatturazione.
• Controllo sulla puntualità dei pagamenti da parte degli affittuari.
• Impostazione e gestione dei testi contrattuali.
• Realizzazione di studi e dossier. Realizzazione di un'area web riservata al cliente per l'accesso ai dati in tempo reale.

       Dettaglio Procedure
       Area Locativa :

• Impostazione/fatturazione degli affitti a lungo termine (operatori gallerie) e degli affitti precari.
• Verifica del versamento affitti e controllo sul conto bancario del cliente (home banking).
• Aggiornamento cartaceo trimestrale e riepilogo dei reports inerenti la gestione locativa.
• Aggiornamento informatico mensile dei reports inerenti la gestione locativa inserimento su area web riservata al cliente.
• Evidenziazione costante delle situazioni a rischio con conseguenti problematiche nei pagamenti.
• Sollecito telefonico.
• Sollecito scritto (tre modelli a seconda del ritardo).
• Impostazione delle procedure di messa in mora e di eventuale contenzioso in collaborazione con lo studio legale del cliente.
• Indicizzazione degli affitti.
• Indicizzazione dei depositi cauzionali.
• Predisposizione e controllo dei testi fideiussori.
• Controllo cifra d'affari netto IVA sviluppata dai negozi (registro dei corrispettivi), necessaria per il calcolo dell'affitto variabile e per gli studi statistici.
• Raccolta e controllo delle dichiarazioni IVA.
• Realizzazione e controllo di tutti i testi contrattuali (Locazioni, Affitti di ramo d'azienda, Locazioni precarie ecc.).
• Raccolta della firma degli affittuari sui contratti.
• Rinnovo dei contratti
• Aggiornamento continuo del database con le scadenze contrattuali.
• Aggiornamento continuo del database inerenti i depositi cauzionali.
• Aggiornamento continuo del database inerente l'evoluzione ISTAT.
• Controllo continuo sulle società a cui fanno capo le insegne.
• Realizzazione ed aggiornamento di reports statistici inerenti l'andamento delle varie insegne e più in generale.

f. Impostazione di un sistema informatico per il controllo di gestione della struttura, che oltre ad adattarsi alle esigenze contabili ed operative della Vostra società, uniforma tutte le procedure ed i reporting permettendo l'analisi in tempo reale di tutte le informazioni.

Le procedure potranno essere replicate in progetti successivi in modo da integrare e rendere omogenee e confrontabili le varie gestioni ed avere delle importanti sinergie in termini di costi.